In de praktijk blijkt dat veel zorgmedewerkers nog worstelen met basale digitale handelingen. Barbara van de Poll, informatieadviseur bij ViVa! Zorggroep, ziet het dagelijks. Vanuit haar achtergrond als wijkverpleegkundige probeert ze de brug te slaan tussen zorg, ICT en organisatie. Ze werkt aan beleid, trainingen en de herintroductie van digicoaches. Het doel is duidelijk: minder tijd kwijt aan administratie en meer tijd voor zorg.

De vertaler tussen zorg, ICT en bedrijfsvoering
Barbara van der Pol is van oorsprong wijkverpleegkundige. Daarna volgde ze de docentenopleiding gezondheidszorg en welzijn en studeerde ze health informatics. Nu werkt ze als informatieadviseur en houdt ze zich vooral bezig met digitalisering en de datakant. Zelf omschrijft ze haar rol als de vertaler tussen zorg, ICT en bedrijfsvoering.
Ze probeert vooral de werkvloer te laten aansluiten op wat er digitaal wordt ontwikkeld. Volgens haar gaat het vaak mis wanneer technologie top-down wordt ingevoerd. “We kunnen bij ICT van alles regelen, maar dat werkt vaak niet als het een mededeling is van: hier is een nieuwe app, succes ermee.”
In haar werk is ze betrokken bij allerlei projecten. Van kleine verbeteringen, zoals digitaal ondertekenen of spraakgestuurd rapporteren, tot grotere trajecten. Bijvoorbeeld processen die nog in Excel of op papier staan en die over moeten naar het elektronisch cliëntendossier.

Digitale vaardigheden zijn geen keuze meer
Binnen ViVa! Zorggroep schreef Barbara beleid op digitale vaardigheden. Volgens haar moet de vrijblijvendheid eraf. Digitale vaardigheden zijn geen extraatje meer, maar een basisvoorwaarde om het werk te kunnen doen.
Ze ziet in de praktijk dat het vaak gaat om hele basale vaardigheden. “Als je kijkt naar het tijdwinstonderzoek gaat het eigenlijk om simpele dingen. Een mail sturen of zelf rapporteren. En dat een digivaardige collega het even voor je doet onder jouw naam. Dat gebeurt echt.”

Het moment dat het over geld ging
Het tijdwinstonderzoek bleek een belangrijk kantelpunt. Barbara deelde de resultaten met het MT waarbij de uitkomsten doorgerekend waren naar euro’s.  
Dat maakte veel indruk. “Toen het werd uitgedrukt in geld gingen de alarmbellen af. Zo werkt bedrijfsvoering. Als het ineens over zeven of acht ton gaat, wordt het meteen concreet. Als we daar iets van terug kunnen halen, is dat snel verdiend. En die tijd kun je natuurlijk beter aan zorg besteden.”

Digicoaches opnieuw inzetten
Binnen de organisatie waren eerder al digicoaches actief, maar dat initiatief stopte toen de subsidie ophield. Nu wordt het concept opnieuw opgepakt. Een groep collega’s gaat verschillende locaties ondersteunen en daar ook trainingen geven. In eerste instantie wordt drie maanden lang gemeten wat het oplevert.
De organisatie wil beginnen met een nulmeting, zodat duidelijk wordt waar medewerkers staan. “Je kunt mensen niet beoordelen op verbetering als je niet eerst weet waar ze staan.”
Als hulpmiddel wordt onder andere gekeken naar een scan van het Catharina Ziekenhuis, die in de leeromgeving Defacto zit. Daarin beantwoorden medewerkers vragen over hun digitale vaardigheden, bijvoorbeeld rond het dossier of het gebruik van hun telefoon.

Begin klein en praktisch
In plaats van alles tegelijk aan te pakken, kiest de organisatie bewust voor focus. Eerst wordt gekeken naar een paar belangrijke applicaties: Teams en Outlook voor communicatie, ONS voor het cliëntdossier en Zenya voor het kwaliteitssysteem.
Daarnaast wordt gewerkt aan een digitaal paspoort in het LMS (Leermanagement Systeem) Dat lijkt op het verpleegpaspoort dat wordt gebruikt voor verpleegtechnische vaardigheden. Medewerkers kunnen daarin aangeven waar ze zich digitaal vaardig in voelen en waar niet, waarna passende leerpaden worden aangeboden.
De trainingen worden bewust op de locaties zelf gegeven. De digicoach komt naar de werkvloer, zodat medewerkers niet naar het hoofdkantoor hoeven. Het doel is dat medewerkers op hun eigen werkplek leren en bij voorkeur zelfs tijdens hun dienst. Dat is organisatorisch niet altijd eenvoudig, maar volgens haar wel de juiste aanpak.

Hoe digitaal vaardig zijn we eigenlijk?
Als Barbara eerlijk is, denkt ze dat de digitale volwassenheid zeer divers is. Dat merkt ze bijvoorbeeld aan het aantal meldingen over wachtwoorden of inlogproblemen.
Tegelijkertijd ziet ze dat digitale vaardigheden niet aan één groep te koppelen zijn. Het speelt in alle lagen van de organisatie. Niet alleen bij medewerkers met minder opleiding. En het is ook niet zo dat iedereen die jong is automatisch digitaal vaardig is.

Slimmere informatie en flexibeler werken
Barbara ziet ook veel kansen in hoe zorgmedewerkers informatie over cliënten ontvangen. In haar ideale situatie krijgen medewerkers alleen de informatie die op dat moment relevant is voor hun werk. “Hoe mooi zou het zijn als je de rapportages samengevat krijgt van alleen de cliënten waar je heen gaat? Dat je met je telefoon iets bij een cliënt scant, meteen ziet wat belangrijk is en daarna je zorg verleent. Vervolgens spreek je je rapportage in en is het hele proces afgerond.”
Volgens haar zou zo’n werkwijze veel tijd kunnen schelen. “Ik denk dat dat makkelijk een uur per dag kan schelen.” De technologie is er volgens haar vaak al, maar koppelingen tussen systemen en regels rond privacy maken het soms ingewikkeld.
Ook in de organisatie van het werk ziet Barbara ruimte voor verbetering. Veel diensten beginnen nog volgens vaste patronen, terwijl de praktijk daar niet altijd bij aansluit. “De vraag is: is het nog logisch dat iedereen tegelijk begint? Misschien liggen bewoners nog te slapen en maken wij ze eigenlijk wakker.” Met nieuwe technologie, zoals sensoren die laten zien of iemand wakker is, ontstaat volgens haar meer inzicht. Dat kan ook helpen om flexibeler te werken. “Misschien begin je met twee mensen en komen er later nog drie bij. Dat kan ook beter passen bij het privéleven van medewerkers.”
Barbara denkt zelfs verder dan alleen roosters. In plaats van strikt per afdeling te werken, zou een woonzorgcentrum volgens haar meer als een wijk kunnen functioneren. “Waarom zou je alleen de oneven nummers op één gang doen omdat dat ‘jouw stukje’ is? Het zou logischer zijn om te kijken naar wat bewoners nodig hebben en daarop je zorg te organiseren.” Technologie maakt die flexibiliteit steeds beter mogelijk, zegt ze, maar gewoontes veranderen langzamer. “Het is ook een cultuurding.”
 
Advies aan andere organisaties
Voor andere zorgorganisaties die hiermee aan de slag willen, heeft Barbara een duidelijk advies: begin bij commitment van bovenaf. Bestuur en management moeten achter de plannen staan en een duidelijke visie formuleren op digitale vaardigheden.

Daarnaast is meten volgens haar essentieel. Begin met een nulmeting en maak een concreet en uitvoerbaar plan.

En misschien wel het belangrijkste: houd het klein. Kies een paar belangrijke systemen en focus daarop.

“Het klinkt makkelijk en dat is het niet,” zegt ze. “Maar je moet gewoon starten. Durven doen.”

Nieuwsgierig naar het tijdwinstonderzoek? Die vind je hier.