Werken in de zorg is misschien wel drukker dan ooit. Een goede verdeling van je tijd kan daarom lastig zijn. Trainer over timemanagement Anke Algera geeft je haar belangrijkste tips. Deze gaan over wat fijn werken is voor jou, niet over nóg sneller meer werk verzetten. Lees snel verder!

We beginnen meteen goed: wat is volgens jou de nummer één belangrijkste tip bij timemanagement?

‘Ik zou zeggen: Als je ergens mee begint, maak het dan af. Natuurlijk is het prima als je even wordt gestoord, maar ga daarna meteen verder met waar je mee bezig was. Op die manier hoef je er niet steeds ‘in’ te komen en houd je je focus. De valkuil is namelijk dat je kris kras gaat werken.  Je herkent het misschien wel in “kriskras opruimen”. Als voorbeeld neem ik even de was opruimen. Terwijl je daarmee bezig bent, kom je ineens ook allemaal lege flessen tegen. En daarna wat speelgoed van je kinderen, dat je ook maar even opbergt. Uiteindelijk heb je dan van alles maar helemaal niet de was opgeruimd! Sommige afleiding kan je niet voorkomen, maar laat je niet verder afleiden.’

Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij zorgmedewerkers?

‘Dat is wel afhankelijk van de persoon. Wat voor de een heel simpel is, is voor de ander veel lastiger. Allereerst zie ik dat veel mensen het lastig vinden om af te kaderen wat binnen hun eigen verantwoordelijkheden valt. Digicoaches willen medewerkers  digitaal verder helpen. Het is fijn om van tevoren bedacht te hebben wat daar bij hoort en wat niet. Als je weet wat je wel gaat doen, kan je hier tijd aan koppelen. Anders wordt je tijd al ingevuld. Een goede planning maken kan daarnaast een uitdaging zijn, zoals het realistisch inschatten hoeveel tijd taken kosten en prioriteiten stellen.

Een andere valkuil bij zorgmedewerkers is teveel in de helpende rol schieten en daardoor niet meer aan eigen werk toekomen. Realiseer je dat nee zeggen niet zo verkeerd is als we denken. Je hebt nou eenmaal je eigen werk en soms heeft dat voorrang.’

Wat als je wordt afgeleid en het heeft voor een ander een grotere behoefte dan voor jou?

‘Als iets dringend is voor je collega maar voor jou minder belangrijk, wil je wel solidair zijn met je collega. Je kunt aangeven dat je er nu geen tijd voor hebt, maar op een later moment wel.

Soms heb je het te druk en dan is het ook niet erg om eerst even voor je eigen taken te kiezen. Mijn tip is dan wel om iemand een suggestie te geven wat degene wel nu kan oppakken. Wilt iemand bijvoorbeeld weten waar hij of zij een schema kan vinden? Zeg dan: “Kijk ook daar en daar eens”. Je mag natuurlijk ook nee zeggen als het gewoon echt niet kan, dan heeft je ja ook meer gewicht. Anders had je wel nee gezegd.’

Maar als collega’s tóch willen dat je iets doet?

‘Het komt helaas regelmatig voor dat collega’s je agenda niet respecteren. Dan moet ik wel zeggen dat het soms ook lastig is voor collega’s om jouw agenda te weten. Geef aan dat je op dit moment vol zit. Het kan helpen om te zeggen: “Als ik dit nu doe, dan blijft dit en dat liggen.” Dat is het voordeel van het hebben van een planning, dan kan je dit makkelijker concreet maken.

Soms vragen collega’s je om “Dit even te doen. Dat duurt toch niet lang?” Goed om te weten is dat “even” niet bestaat. Alles kost tijd. Heeft iemand een vraag? Dan moet je daar induiken, naar die persoon toe enzovoorts. Je bent zo 10 minuten verder.

Blijft een collega toch aandringen? Dan mag je heel duidelijk zijn en aangeven dat je meermaals hebt gezegd dat het nu niet kan. Uiteindelijk ben je baas over je eigen agenda.’

Hoe zorg je ervoor dat de rol van digicoach geborgd blijft als je ook zorgmedewerker bent?

‘Op momenten dat je als digicoach werkt en iemand heeft een vraag over zorg, dan kan je weer de vraag stellen of het kan wachten of niet. Als het op dat moment heel belangrijk is en echt niet kan wachten,  moet je natuurlijk wel handelen.  Wanneer je als zorgmedewerker werkt, is het slim om digicoachvragen te beantwoorden op voor jou handige momenten. Dan houd je regie over je planning. Stel je hebt nu geen tijd, maar je hebt later wel wat tijd tussendoor, dan zou je dat kunnen voorstellen of je maakt een afspraak voor tijdens je vaste digicoachuren.

Om het makkelijker voor medewerkers te maken, kan je laten zien wanneer je een bepaalde rol vervult. Een digicoach draagt bijvoorbeeld altijd een t-shirt als ze als digicoach werkt. Ik vind dat erg leuk bedacht. Soms kan het ook helpen om even ergens te zitten waar je niet gestoord kan worden als digicoach, al is het maar voor een half uur. Je doet dan echt veel meer.’

Je hebt onlangs een sessie gegeven over timemanagement op onze werkconferentie. Welke casuïstiek kwam toen aan bod?

‘Hoe je omgaat met collega’s die andere prioriteiten hebben, zoals besproken, maar ook hoe je bijvoorbeeld je digicoaching kan combineren met onregelmatige diensten als zorgverlener. Bij dat laatste voorbeeld is mijn advies om niet na afloop van je dienst digicoach taken op te pakken, want dan ben je waarschijnlijk moe. Als je iemand bent die het fijn vindt om de digicoaching op vaste momenten te doen, kan je die voor je dienst inplannen.

Je kan er ook voor kiezen om een flexibelere dienstverlening als digicoach aan te bieden, bijvoorbeeld met flexibele afspraken in plaats van vaste spreekuren. Als je een onregelmatig schema hebt, kan dat voor jou beter werken. Zoek vooral uit wat bij jouw doelen en jouw manier van werken past.’

Benieuwd naar Anke’s presentatie van de werkconferentie? Kijk dan hier.

En waar kunnen we meer leren over timemanagement?

‘Er zijn ontzettend veel trainingen over timemanagement, waaronder bij mijn eigen bureau Brisk Advies. Naast de basis kijk ik naar de behoeften van degene die de training volgt. Maar hoeveel boeken je ook leest of trainingen je ook volgt, het gaat erom dat je het gaat dóén.

Focus je op 1 ding waarmee je goed geholpen bent en ga niet allerlei tips tegelijk toepassen. Als je bijvoorbeeld besluit dat je vaker kiest voor jezelf, ga daar dan de komende tijd mee oefenen. Dat is niet in een keer klaar! Zo pak je eerst 1 ding  op en zorg je dat je het eerst afmaakt😉.’