De kracht van coachen op de werkvloer. Digicoach Marco vertelt.
Ik ben Marco, een herintreder zoals ze dat noemen. En ik werk sinds 2,5 jaar in de wijkverpleging. Bij mijn leidinggevende kwam ter sprake dat ik heel erg handig ben met computers en die zei: “Is digicoach niks voor jou? Om de collega’s te ondersteunen bij de vragen die ze hebben.” Zo ben ik eigenlijk een beetje in de digicoach rol gerold en dat doe ik nu ongeveer 3 maanden.
Ik mag tussen de 2 en 4 uur per week spenderen aan digicoach werk. Soms lopen mijn collega’s ergens tegenaan en ik zeg dan, “Nou ik ben in de buurt, we spreken even af om uitleg te geven voor 5 of 10 minuutjes”. Dan kunnen ze er meteen mee aan de gang. Deze afwisseling hebben met mijn fysieke werk in de wijk, dat is wel fijn.
Doe ik het wel goed?
We zijn net met een nieuwe applicatie gaan werken en ik heb al wat vragen van collega’s gekregen. Dan zit er een hele mooie handleiding bij, maar gaan ze toch eerst vragen: “Kun je het gewoon eens even laten zien?” Dat snap ik, want als ik naar mijzelf kijk: Ik leer door te zien en doen. En als je iets leest heb je geen feedback. Dan blijven mensen toch twijfelen of ze het wel goed doen.
Een voorbeeld van het coachen van collega’s, is de introductie van de ‘wondapplicatie’ van ONS. Een nieuw onderdeel van het elektronisch cliëntendossier. Dat was in het begin heel erg zoeken. Er werd elke keer een nieuwe rapportage aangemaakt, dus had je tien episodes in het systeem, terwijl het er eigenlijk maar één was. Daar zijn ze niet blij mee, want iedere nieuwe episode kost geld. Dus dan ga ik met mijn collega’s even samen zitten van “Hé, ik zie dat je er twee gedaan hebt. Hoe doe je het? Weet je wat je ook kan doen?” Het is gewoon echt even één op één apart nemen. En dan zeggen ze ook: “Ik vind het fijn dat je niet boos wordt en dat je de tijd neemt om het uit te leggen.” Hoe ik dat doe? Positieve coaching en niet beoordelen. Iedereen maakt fouten en we zijn allemaal maar mensen. We doen het om samen verder te groeien.
Innovatie in de organisatie
Mijn organisatie Surplus heeft meerdere digicoaches. Er zijn bij ons ongeveer 22 digicoaches, op de 1500 tot 2000 medewerkers.
Als organisatie hebben we ook een Innovatieruimte. Daar hebben ze regelmatig uitleg over nieuwe applicaties of nieuwe zorgtechnologieën en dit is ook en plek waar iedereen binnen kan lopen met vragen over zorg en technologie. Morgen ga ik dan ook naar de Innovatieruimte, want iemand had daar iets nieuws over een pilot met AI. Dat vind ik dan interessant. En vanuit daar worden er evenementen georganiseerd waar je naartoe kan om te netwerken. Dat is voor alle lagen, dus laatst zat ik ook gewoon te praten met een pastoraal medewerker. Dan merk ik soms ook dat sommigen helemaal niet digivaardig zijn. Ik laat dan weten dat de digicoaches er zijn om ze te ondersteunen en dat we te vinden zijn op onze intranet omgeving ‘Spot’.
We hebben een platform voor digicoaches waar we elkaar op de hoogte houden en waar je vragen aan elkaar kunt stellen. Dat is handig. We komen ook een paar keer per jaar samen en hebben een overkoepelend contactpersoon en aanspreekpunt. Als ik ergens tegenaan loop of iets zoek, kan zij mij verder helpen. Daarnaast krijgen we als digicoaches ook diverse cursussen aangeboden en kunnen we cursussen aanvragen om ons verder te verdiepen in bepaalde programma’s en thema’s, zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams. We kregen ook onder andere coaching in het thema: ‘Hoe ga ik om met weerstand?’ Daar heb ik wel veel uitgehaald.
Ik heb zelf gelukkig best wel een leergierig team. Als ik leuke dingen tegenkom dan deel ik het met ze. Ik doe nu bijvoorbeeld mee met jullie ‘De maand van de digitale fitheid’. Daar heb je de ‘Zelfscan Digitale vaardigheden’, en bijvoorbeeld de tip over ‘control L’ om je scherm te vergrendelen. Dat is handig om te delen.
Geduld is een schone zaak
Als ik iets uitleg aan een collega ben ik rustig en neem ik de tijd voor ze. Ik leg goed uit en vraag goed door. Waarom snap je het niet? Waar loop je tegenaan? Vaak is het ook gewoon de angst van mensen om er aan te beginnen. Dan leg je het uit en maak je een handleiding, zodat ze het later op een rustiger tijdstip terug kunnen lezen.
En je moet er ook geen druk op leggen. Kijk het even een paar dagen aan en dan gaan we over een weekje weer even zitten. En dan doen we nog een keer. Niet meteen verwachten dat ze het kunnen, maar ook de tijd geven. Ik ben heel geduldig, maar soms moet ik het wel acteren, haha. Dat heb ik wel geleerd in mijn tijd als deurwaarder. Sommige mensen vragen echt tien keer hetzelfde. En ja, dan moet je geduldig blijven en ze altijd met respect blijven behandelen. Want ik kom voor hen.
Uitleg op maat
Nieuwe technologie maakt ons werk echt wel een stuk makkelijker. Kijk bijvoorbeeld naar rapporteren. Wij gebruiken nu de dicteerfunctie. Nou, dat scheelt zoveel tijd. Ga maar eens typen of gewoon praten, dat gaat veel sneller. En ja, dat kost in het begin wat energie bij de mensen, maar later brengt het veel tijdswinst met zich mee.
Met dit soort innovaties en applicaties zijn er zoveel mensen die met vragen lopen, en dan is een aanspreekpunt op een laagdrempelig niveau belangrijk. Iemand die ze op de werkvloer aan kunnen spreken. Je kunt ze een cursus geven, maar als mensen daar niet geïnteresseerd naartoe gaan, onthouden ze ook niks. Door uitleg op maat te geven, is het voor de mensen makkelijker te onthouden.
Ja.. dat is toch de kracht van coachen op de werkvloer denk ik.