“Oh, daar is ze weer!” Zodra Kiona van Hoorn een locatie binnenstapt, komen collega’s haar al tegemoet met telefoons en laptops in de hand. Als digicoach bij Groenhuysen is ze hét aanspreekpunt voor alles wat met digitale vaardigheden te maken heeft. In een wereld van papieren agenda’s en overstromende e-mailboxen, maar ook van slimme toiletbrillen, medicijndispensers, inco’s en slimme brillen.

Twee rollen, één doel

Bij Groenhuysen bestaat het team van digicoaches uit acht personen, waaronder twee digicoaches zorgtechnologie. Hoewel de namen op elkaar lijken, zijn de taken verschillend. “Wij als digicoaches ondersteunen vooral bij het gebruik van digitale vaardigheden en applicaties,” legt Kiona uit. “De ‘digicoaches zorgtechnologie’ houden zich meer bezig met technologische zorginnovaties en het implementeren daarvan.” Om verwarring te voorkomen, krijgen zij binnenkort een andere functienaam: expert innovatie.

De kracht van een duidelijke structuur

Groenhuysen werkt met een zogeheten innovatiestructuur (I-structuur). Op alle 18 locaties is een innovatienetwerk (I-netwerk) actief: medewerkers van de werkvloer met interesse in zorgtechnologie. Zij worden ondersteund door de digicoach zorgtechnologie en digicoaches zoals Kiona. “Elk netwerk heeft een kartrekker,” vertelt Kiona. “De kartrekker komt in het innovatieplatform (I-platform) samen met behandelaren, digicoaches en digicoaches zorgtechnologie. Daar worden ideeën gepitcht en beoordeeld.” Een idee dat de meeste stemmen krijgt, wordt samen met de pitchende medewerker verder uitgewerkt. Implementatie gebeurt vervolgens aan de hand van het honingraatmodel van Vilans.
(Lees meer informatie over de innovatiestructuur van Groenhuysen op hun website.)

De slimme bril

Een voorbeeld van de samenwerking tussen digicoach en digicoaches zorgtechnologie is de inzet van de slimme bril. “Die wordt geïntroduceerd en getest door onze collega’s van zorgtechnologie, maar wij trainen daarna onze teams op de werkvloer,” zegt Kiona. “We plannen oefenmomenten in, begeleiden medewerkers en zorgen dat iedereen ermee kan werken.”

Weerstand overwinnen

Nieuwe technologie stuit soms op weerstand. “We zien vaak dat medewerkers vast blijven houden aan oude werkwijzen,” aldus Kiona. “Dan is het belangrijk om aan te sluiten bij collega’s die wél willen en via hen anderen te motiveren.” Binnen het team worden casussen besproken, en er wordt zelfs gewerkt met de DISC-methodiek om elkaars communicatiestijl beter te benutten.

Kleine successen

Een ander mooi praktijkvoorbeeld is de inzet van de Medido-klok: een slimme medicijndispenser. “We hadden vier cliënten waarvoor medewerkers meerdere keren per dag de medicijnen klaar legden,” zegt Kiona. “Toen stelde ik voor om gewoon eens te proberen of zij dat niet zelf konden met behulp van de Medido.” De klok geeft een alarmsignaal en reikt automatisch de medicatie aan. “Na vier dagen bleek dat de cliënten het prima zelf konden,” vertelt ze. “We hoefden die adressen niet meer aan te doen. De route kon worden aangepast en dat scheelde behoorlijk wat loopwerk.”

Digicoach als vaste waarde: waarom het loont

Volgens Kiona verdient de functie van digicoach een vaste plek in organisaties. “Als het een rol is, zie je vaak dat het werk van de digicoach als eerste opzij wordt geschoven bij ziekte of personeelstekort,” legt ze uit. “Dan vallen de digitale vaardigheden snel weer van de agenda.” Als digicoach in functie kun je je volledig richten op waar collega’s tegenaan lopen, signalen opvangen en echt de tijd nemen om collega’s te ondersteunen. “Je kunt dan ook samen met ze gaan zitten, kijken waar ze moeite mee hebben en daar gericht op inspelen. Dat lukt niet als je ondertussen ook een zorgroute draait.” Volgens Kiona levert die duidelijke focus meer effect en continuïteit op in het digivaardiger maken van teams.

Heen en weer lopen om te kijken of er ergens een plekje vrij is

“Ik heb op een locatie gewerkt waar drie verschillende vergaderruimtes waren en in elke ruimte een papieren agenda lag. Die agenda’s werden ingevuld met afspraken, maar als zo’n afspraak werd geannuleerd, haalde niemand die er meer uit”, vertelt Kiona. Nu gaat dat digitaal. In eerste instantie merkten mensen dat verschil niet meteen, maar achteraf wordt er toch wel veel over gesproken. Dan kijken ze terug op het feit dat ze eerst papieren agenda’s gebruikten en steeds heen en weer moesten lopen om te kijken of er ergens een plekje vrij was. Nu zien ze via de computer in één oogopslag waar ze kunnen gaan zitten. Volgens Kiona wordt dat verschil pas echt duidelijk als mensen erop terugkijken. “Het is zo’n gewoonte geweest, maar het kostte eigenlijk veel te veel tijd. Het is leuk om dat soort verbeteringen later terug te horen.”

Digitale vooruitgang begint bij mensen

De technologie verandert razendsnel, maar echte verandering in de zorg begint nog altijd bij mensen die elkaar verder helpen. Digicoaches zoals Kiona vervullen daarin een sleutelrol: laagdrempelig, dichtbij en met oog voor wat er écht nodig is op de werkvloer. Samen met collega’s uit het innovatienetwerk (I-netwerk), de digicoaches zorgtechnologie en de zorgteams maakt ze de stap van ‘weer iets nieuws’ naar ‘dit werkt voor ons’. En juist daarin schuilt de kracht van duurzame digitale zorg.