Digitaalvaardig in de zorg

Docenten

Tip: werken met Google Drive

Door Valerie van der Looij

Met een Google-account is veel mogelijk, bijvoorbeeld mailen via Gmail. Maar wist je ook dat je al je documenten handig in de cloud kan opslaan via Google Drive? In dit artikel vertel ik je hoe dat werkt.

Als mensen het hebben over ‘de cloud’, dan hebben ze het in feite over (grote) servers die speciaal bedoeld zijn om gegevens van mensen op te slaan. Die servers kunnen in Nederland staan, maar ook heel ergens anders op de wereld. In een cloud kun je dus jouw gegevens opslaan, zoals je foto’s of documenten. Maar waarom zou je je gegevens op zo’n cloud opslaan, en niet gewoon op de harde schijf van je eigen computer? Je kunt daar verschillende redenen voor hebben, maar een veelvoorkomende reden is om de cloudopslag te gebruiken als back-up. Oftewel, je maakt een extra kopie van je belangrijkste gegevens op een cloudservice, zodat je die gegevens terug kunt halen als er iets met jouw eigen opslagmedia gebeurt.

Er zijn verschillende bedrijven die gratis cloudopslag aanbieden. Een daarvan is dus Google met haar Google Drive. Heb je een Google-account, dan beschik je automatisch over 15 GB gratis cloudopslag. Je kunt deze opslag verder uitbreiden tegen betaling. Je kunt op Drive alle soorten bestanden uploaden die je wilt, van documenten tot muziekbestanden en video’s.

Maar waar vind je die Drive nou? Heel simpel: door in je internetbrowser te surfen naar https://drive.google.com/ of door gebruik te maken van de Drive-app. Je kunt Drive gebruiken op je desktop, je smartphone en je tablet. Op deze manier kun je dus bijvoorbeeld ook heel makkelijk op meerdere apparaten aan een bestand werken, zonder je voortgang te verliezen. Om dit voorbeeld te verduidelijken: stel, je bent thuis achter je desktop begonnen aan een document voor je werk. Je upload het bestand naar Drive (of je hebt het direct in Drive gemaakt) en gaat dan met het ov naar je werk. Onderweg kun je op je smartphone of tablet nu gemakkelijk verder werken aan je document. En alle wijzigingen die je doet worden meteen gesynchroniseerd. Als je het document straks op je werk weer via een andere pc opent, zijn alle wijzigingen netjes opgeslagen. Da’s pas efficiënt werken!

Naast de opslag die Drive biedt en de mogelijkheid om vanaf verschillende apparaten aan je documenten te werken, kan Drive ook door bedrijven gebruikt worden. Werk je op werk met Google Drive? Dan kun je ook tegelijkertijd met anderen aan documenten werken. Als jullie allemaal, ieder vanaf jullie eigen account, inloggen op https://docs.google.com kunnen jullie online samenwerken aan documenten, spreadsheets, presentaties of formulieren. Je ziet direct in het document dat een collega of medestudent in het document bezig is: terwijl de persoon typt, verschijnt het direct in beeld.

Drive kun je daarnaast gebruiken om je bestanden met anderen te delen. Heb je bijvoorbeeld veel leuke foto’s van familieleden? Dan kun je deze met hen delen. Zo sla je twee vliegen in een klap: je hebt een back-up van je foto’s en iedereen waarmee je ze wilt delen kan er direct bij. Scheelt een hoop gedoe met doorsturen via mail of overzetten op usb-sticks.