Je voert een gesprek met een cliënt, patiënt of collega, je neemt het op, en dan.. moet je handmatig uitschrijven wat er gezegd is. Tijdrovend, saai en gevoelig voor fouten. Gelukkig kan het anders. Met AI-gestuurde transcriptiesoftware kun je gesprekken omzetten in geschreven tekst, snel én veilig. In deze digitip vind je een praktische stap-voor-stap methode + tips voor Nederlandstalige programma’s die voldoen aan de privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)).

Stap-voor-stap: transcriberen

1. Voorbereiden – Zorg voor een goede opname: duidelijke microfoon, zo weinig mogelijk achtergrondgeluid, geef de deelnemers vooraf een seintje dat het gesprek wordt opgenomen.
2. Opnemen of uploaden – Start je opname of upload het audiobestand in de transcriptiesoftware.
3. Automatisch transcriberen – Laat de AI-tool het werk doen: spraak wordt omgezet in tekst.
4. Controleren & bewerken – Lees de transcriptie door. Corrigeer spelfouten, namen, vaktermen. Houd in de zorg extra rekening met medische termen en cliëntgegevens.
5. Structureren & samenvatten – Verwerk het transcript in de gewenste structuur: bijvoorbeeld intake, acties, vervolgafspraak. Voeg eventueel een samenvatting toe.
6. Opslaan & archiveren – Bewaar het document op een veilige plek.
7. Delen of integreren – Stuur het verslag door naar betrokkenen of verwerk het in het cliëntendossier. Zorg dat dit veilig gebeurt.
8. Verwijderen van opname (indien gewenst) – Bijvoorbeeld bij gevoelige gesprekken: verwijder de originele opname als je alleen het transcript wilt bewaren.

Met deze methode kun je sneller werken, minder typen en meer tijd besteden aan zorg.

Waar je op moet letten qua veiligheid (AVG-checklist)

• Zorg dat de transcriptie-software voldoet aan de AVG. De zorgsector kent bijzondere regels, dus privacy is extra belangrijk. (AVG informatie bij de Rijksoverheid)
• Kies bij voorkeur software die in Europa draait en niet automatisch je data doorstuurt naar servers buiten de EU.
• Let op of opnames worden verwijderd nadat de transcriptie is gemaakt (om risico op datalekken te beperken).
• Beheer wie toegang heeft tot het transcript: alleen bevoegden mogen erbij.
• Versleutel gegevens waar mogelijk en bewaak hoe lang bestanden bewaard worden, zo minimaliseer je risico’s.
• Maak afspraken binnen je organisatie: wie mag wat, hoe lang bewaren, wanneer wissen. Door deze regels na te leven, werk je professioneel én veilig.

Nederlandstalige transcribeer-programma’s voor de zorg

Hieronder een aantal opties die letten op privacy- en gebruikseisen in de zorgsector:

• VeiligNotuleren – Nederlands platform, dat expliciet meldt dat opnames lokaal worden opgeslagen (geen buitenlandse server).
• Notal – Richt zich op professionals (zoals in de zorg) en geeft aan dat het systeem “100 % AVG-proof” is en dat jij als gebruiker de data beheert.
• MedMate AI – Speciaal ontwikkeld voor de zorg: transcriptie, verslaglegging en advies binnen één tool.
• GRIFF AI – Gericht op zorgdomeinen zoals GGZ; volledig end-to-end versleuteld, verwerking in Nederland, ISO/NEN/NEN 7510 certificering.

Bekijk zelf per tool of de veiligheid, functionaliteit en integratie bij jullie eigen systemen en organisatie passen.

Transcriberen met AI in de zorg kan veilig, makkelijk en sneller dan handmatig typen. Gebruik de stap-voor-stap methode: opnemen → automatisch omzetten → controleren → opslaan.
Let op de AVG-regels en kies een software die past bij je organisatie. Zo krijg je meer tijd voor cliënten/patiënten en minder tijd voor administratie.