.
Digicoach Annette Valentijn: “Iedere zorgorganisatie zou een digicoach moeten hebben”
.
“Sommigen schrijven nog alles op papier en vragen een collega om het verslag in te voeren in het ONS. Dat is niet zoals het moet, maar ik begrijp het wel. Die mensen hebben zó veel ervaring in de zorg, we moeten ze koesteren. Niet verliezen aan technologie.”
.
Op het eerste gezicht lijkt het een technische functie: mensen helpen met bestanden, mappenstructuren en digitale werkomgevingen. Maar wie met digicoach Annette Valentijn werkt, merkt al snel dat het om veel meer gaat. Achter elke klik zit een zorgmedewerker die zich zekerder wil voelen in een wereld die steeds digitaler wordt. “Ik ben geen ICT’er,” zegt ze, “ik spreek de taal van de zorg.” En juist dat maakt haar aanpak zo effectief.
“Sinds kort werken de organisaties Amerpoort en Sherpa officieel samen, en dat betekent dat ik nu digicoach ben voor beide organisaties. Ik werk al dertien jaar bij de afdeling I&A (informatisering en automatisering) en heb daarvoor 34 jaar in de zorg gewerkt in allerlei functies. Inmiddels zijn we met vier digicoaches en bedienen we duizenden medewerkers, verspreid over midden Nederland.
We werken nauw samen met onze ICT-leverancier en alles loopt via Topdesk. Vragen komen binnen, worden gefilterd en uiteindelijk landen veel gebruikersvragen bij ons. Soms kunnen we dat telefonisch afhandelen, maar meestal plannen we een afspraak. Mijn collega’s reizen veel, maar ik richt me nu vooral op de grote terreinen van Amerpoort en Sherpa. Daar zit op dit moment het meeste werk voor mij.
Vroeger deden mijn collega en ik dit werk al, alleen noemden we het nog geen ‘digicoach’. Toen kregen we een nieuwe manager en werd de rol geformaliseerd. Inmiddels zijn we dus met vier, en dat is hard nodig. Iedereen heeft hulp nodig, maar veel mensen vragen het simpelweg niet.
Een vrolijke tour en een helder doel
Om die mensen tóch te bereiken, zijn we gaan ‘verkopen’. Letterlijk. Toen we fuseerden met Sherpa hebben we een ludieke DigiTour gedaan. Met een elektrische huifkar, ballonnen, spekjes en muziek reden we langs locaties. Flyers uitgedeeld en een stukje op het portaal geplaatst. Dat werd goed ontvangen. We hebben een lijst met alle woningen en dagbestedingen en vinken ze af, net zolang tot we iedereen gesproken hebben.
Wat we brengen is vaak heel praktisch: we laten zien hoe je bestanden in Teams zet, hoe je een mappenstructuur maakt, hoe je je OneDrive overzet naar de gedeelde omgeving. Het is een soort spoedcursus, met goede handleidingen. En het werkt gewoon. Mensen zijn blij als ze zien dat het werkt.
Flexibel en persoonlijk
We zijn flexibel. We geven één-op-één trainingen, kleine groepjes, grote groepen. Bij ons op kantoor of op de woning. Alles kan. De vragen zijn heel uiteenlopend, van hoe je in Word werkt tot wat je moet doen als je bestanden ineens weg lijken. Vaak vinden mensen het online werken lastig, omdat ze geen eigen laptop hebben en dus alleen via de browser kunnen werken.
Wat we vooral zien is dat veel mensen geen idee hebben hoe ze goed met Teams moeten werken. Dan wordt er per ongeluk iets verplaatst naar de prullenbak en proberen ze alles terug te zetten en is al hun werk van de afgelopen maanden ineens verdwenen. Dan beland je bij ons.
Samen met mijn collega hebben we een Teams-structuur ontwikkeld waarin begeleiders, gedragsdeskundigen en managers samenwerken in één teamomgeving. Het idee is dat als een manager vertrekt, je alleen de nieuwe persoon hoeft toe te voegen. Het hele systeem blijft intact. Dat scheelt enorm veel stress.
Echte resultaten
Het mooie is: mensen zijn echt blij. Vooral de begeleiders. Die kregen eerder honderden mails per dag. Niemand heeft daar tijd voor. Nu zetten we alles in Teams, via de berichtenfunctie of in de chat van de manager. Dan kunnen begeleiders na een vakantie gewoon de chat lezen, in plaats van 300 mails. Dat maakt een wereld van verschil.
We hebben ook mensen die echt digistarters zijn. Die nodig ik gerust elke maand een jaar lang uit, als dat nodig is. En tijdens de onboarding, elke eerste van de maand, geven we uitleg aan alle nieuwe medewerkers over hoe we bij Amerpoort digitaal werken. Dan staan we in een zaal met 30 tot 60 mensen. Ook dat is belangrijk.
Soms help ik ook cliënten. Bijvoorbeeld als het geluid van een laptop het niet doet. Bij Sherpa hebben ze daar trouwens een Digilab voor; een dagbesteding waar cliënten met digitale vragen terecht kunnen. Dat zou best de toekomst kunnen zijn.
Kleine aanpassingen, groot verschil
In het begin deden we alles met testlaptops in vergaderruimtes waar dan geen wifi was. Dat gaf mij alleen maar stress. Nu werken we op de laptop van de medewerker zelf, dat is wat ze kennen. We hebben ook kleine beamers aangeschaft, zodat we in groepen goed kunnen presenteren. En een tip: spreek af buiten de woning, anders is er te veel afleiding. Een rustige ruimte maakt alles beter.
Wat we nog missen is een vaste plek in de organisatie: een inloopcafé met goede schermen, waar mensen even kunnen binnenlopen met hun laptop. Dat zou écht het verschil maken. Je moet als digicoach zichtbaar zijn. Ga op braderieën staan, stuur mails, flyers. En zorg dat je goed vindbaar bent op het portaal. Dat is bij ons nog niet goed geregeld, maar wel superbelangrijk.
De kracht van de zorgtaal
Wat digicoach zijn leuk maakt? De afwisseling én het helpen van mensen. Vooral mensen op kantoor voelen zich vaak bezwaard. Ze denken dat ze het moeten kunnen, maar als je rustig uitlegt dat dat niet zo is, zie je ze ontspannen. En dan druppelen ze langzaam binnen.
Belangrijk is dat je het tempo van de zorg volgt. Een ‘ICT-nerd’ is vaak te snel, te technisch. Ik ben zelf geen techneut, maar ik begrijp de zorgtaal. Dan kun je beter uitleggen, rustiger en met meer empathie. Het gaat om luisteren, aanvoelen en geduld. Dat is wat telt.
Mensen hebben vaak niet eens door dat ze het fout doen. Toen we overgingen op Office 365 zijn er veel dingen misgegaan, gewoon omdat er te weinig tijd was om alles goed uit te leggen. Mensen zetten hele bestanden op hun persoonlijke schijven, en dan vervuilt het hele systeem. Inmiddels hebben we veel geleerd. We hebben bijvoorbeeld de synchronisatie met OneDrive uitgezet. Zo voorkomen we herhaling van fouten.
Digivaardigheid in beeld
Wie is er nu echt digivaardig? Nou, onze eigen ICT-afdeling, de afdeling Control en Administratie scoren goed. Maar in de zorg zie ik dat zeker 25 à 30 procent het echt spannend vindt. Sommigen schrijven nog alles op papier en vragen een collega om het verslag in te voeren in het ONS. Dat is niet zoals het moet, maar ik begrijp het wel. Die mensen hebben zó veel ervaring in de zorg, we moeten ze koesteren. Niet verliezen aan technologie.
Iedere zorgorganisatie zou een digicoach moeten hebben. Het verlaagt de stress, verhoogt het werkplezier en helpt mensen langer met plezier in de zorg te blijven werken.”