Interview met: Nathalie Middendorp-Visser, Manager ICT & Informatie bij DrechtDokters

AI-beleid klinkt misschien als dikke documenten en ingewikkelde termen. Voor mij begint het praktischer. Binnen Microsoft 365 zit Copilot al. Medewerkers kennen ChatGPT. Dan kun je zeggen dat het niet mag, of je kunt mensen meenemen in verantwoord gebruik.

“In verbieden geloven wij niet. Alles wat niet mag is lekker, dus dan gaan mensen het toch doen.”

Juist daarom moet je uitleggen wat AI is, wat je ermee kan en wat je er wel en niet in mag stoppen. Je wilt natuurlijk geen privacygegevens daarin terecht laten komen.

Informatie veilig organiseren

Als manager ICT & Informatie houd ik mij bezig met technisch beheer, contractbeheer van leveranciers en het ICT-stuk. Daarnaast ben ik betrokken bij het ISMS, het managementsysteem waarmee we informatiebeveiliging organiseren. Dat hangt samen met NEN 7510, de norm voor informatie veilig werken in de zorg. In gewone taal: je spreekt af hoe je veilig met informatie omgaat.

Die norm was een belangrijke aanleiding om AI-beleid te maken. Als je geen beleid formuleert, hoe breng je dan aan mensen over wat wel mag en wat niet? Daar zit een veiligheidsrisico in.

Geen zwaailicht als het misgaat

Bij het ontwikkelen van het beleid hebben we de ondernemingsraad betrokken. We wilden weten wat er leeft, wat mensen nodig hebben en wat ze missen. Vanuit veiligheid en techniek hebben we beleid geformuleerd voor Copilot, ChatGPT en AI-functies in software.

De grootste vraag was: hoe controleer je of AI op de juiste manier wordt gebruikt? Het is niet zo dat je er een signalering op kan zetten en dat er een zwaailicht afgaat als het niet goed gaat. Daarom zetten we bewust in op het gesprek. Zie je een collega iets doen, dan kan je vragen: is dat handig wat je doet?

Geen patiëntgegevens, wel tijdwinst

Onze regel is breed: geen privacygevoelige informatie. Praktisch betekent dat: geen namen, geen geboortedatum, geen adres, geen herleidbare gegevens en geen medische informatie. Dus niet: mevrouw Anne Jansen heeft last van hartkloppingen, wat zou het kunnen zijn?

AI is een hulpmiddel. Het ondersteunt het denkproces maar neemt het niet over. Kritisch denken en menselijk oordeel blijven onmiskenbaar! Waar we AI wel voor gebruiken, is bijvoorbeeld om een transcript om te zetten naar een verslag, of om een actie- en besluitenlijst te maken. Ook gebruiken we het om brede informatie samen te vatten of sneller tot een rapportage te komen.

Ook bij lijvige onderzoeken helpt een samenvatting van Copilot. Dan heb je sneller iets waar je mee verder kan. Maar AI kan fouten maken, daarom moet je zelf blijven nadenken.

Maak het leesbaar en praktisch

Bij de uitrol binnen onze organisatie gaan we niet zeggen: “hier is een heel beleidsdocument, lees het maar even.” Dat gaan we niet doen. We maken een logische, laagdrempelige en leesbare samenvatting, vooral gericht op: wat mag wel? Je kan natuurlijk een heel verhaal vertellen over wat allemaal niet mag, maar eigenlijk moet je vooral praktische handvatten geven.

Ook bij nieuwe medewerkers willen we dit meenemen in de introductie. In het najaar organiseren we trainingen over Copilot. In kleinere groepen krijg je uitleg: wat is het, wat kan je ermee, wat moet je vooral niet moet doen en hoe zet je het verantwoord in? Zo doe je niet alleen vaardigheden op, maar verwerf je ook de kennis die nodig is om AI bewust en effectief te gebruiken in je dagelijkse werk.

Pull werkt beter dan push

“trek mensen mee vanuit nieuwsgierigheid.”

Daarmee bedoel ik: trek mensen mee vanuit nieuwsgierigheid, in plaats van ze ergens naartoe te duwen. Op de vloer praten mensen er al met elkaar over: hoe heb jij dat gedaan, welke prompt zet jij erin? Daardoor komt er een beweging op gang en worden anderen nieuwsgierig.

Het is ook vaardigheid. Als je het niet weet, ga je het niet gebruiken. Je moet eerst kennismaken en vlieguren maken. Ik vergelijk het weleens met autorijden. Als je nog nooit hebt gereden en achter het dashboard zit, denk je: wat is dit allemaal? Door uitleg en door te doen, leer je hoe je Copilot op een effectieve en verantwoorde manier kunt inzetten in je dagelijkse werk.

Begin klein, blijf bijsturen

Aan andere organisaties zou ik meegeven: kijk eerst tot welke AI medewerkers automatisch toegang hebben en waar risico’s zitten. Denk aan Copilot, ChatGPT of andere open toepassingen. Daar kan door menselijk handelen onbewust iets misgaan, bijvoorbeeld omdat kennis ontbreekt.

“Verbieden heeft geen zin.”

Verbieden is niet helpend. Als je er niet over praat, heb je er helemaal geen grip op. Mensen gaan het toch gebruiken. Desnoods pakken ze hun mobiel en gooien ze iets in ChatGPT. Wees transparant. Stimuleer het gebruik, maar doe het op de juiste wijze.

Betrek de security officer, HR, bestuur en de ondernemingsraad. Die is een goede graadmeter voor wat er leeft. Door met elkaar in gesprek te gaan, kom je tot een geheel.

Een fout is ook leerzaam. Ik hoorde van iemand uit een andere organisatie hoe zij tegen een onverwacht risico aanliepen. Een medewerker had een deel van een dossier in ChatGPT ingevoerd om ondersteuning te krijgen bij het werk. Pas tijdens een gesprek met deze medewerker hierover realiseerden zij zich dat hiermee privacygevoelige gegevens buiten de eigen organisatie waren verwerkt en dat er mogelijk sprake was van een datalek.

Dit beleid is nooit af

Wij richten ons nu vooral op Copilot. Medische toepassingen hebben we bewust buiten dit beleid gehouden, omdat dat veel details en ruis geeft. Tegelijkertijd weten we dat AI enorm snel beweegt.

“Neem mensen mee en maak duidelijk waar de risico’s zitten.”

Zelf denk ik dat AI helpend is en het werkplezier ten goede kan komen. De meerwaarde ontstaat nadat je voldoende vaardigheid hebt opgedaan in het gebruik ervan. Het ondersteunt je in je bedrijfsvoering en werkprocessen. Het is een ontwikkeling die je niet tegenhoudt. Neem mensen dus mee en maak duidelijk waar de risico’s zitten.