Judith Sluimer over spraakgestuurd rapporteren in de praktijk 

We spreken Judith Sluimer. Zij werkt als regiebehandelaar, orthopedagoog-generalist binnen de jeugd-GGZ van GGZ Centraal in Almere Poort. Daarnaast is ze coördinator innovatie van de afdeling Jeugd binnen GGZ Centraal. Vanuit die rol houdt zij zich vier uur per week met innovatie bezig. 

Sinds de tweede week van januari werkt ze met Medendo, een tool voor spraakgestuurd rapporteren met behulp van AI. “Ik ben best wel enthousiast, dus er zijn al veel collega’s van mij die gelijk aanhaakten. Misschien één collega van de tien had wat aarzelingen en wilde het eerst testen. De tool is redelijk toegankelijk: je logt zo in en weet zo hoe het werkt.” 

Een ondersteunende tool 

Medendo is een ondersteunende tool die het gesprek opneemt en transcribeert. Van een transcript maakt hij een therapiegespreksverslag. Volgens de huidige inrichting wordt audio na verwerking verwijderd en het transcript wordt omgezet in een verslag. Met andere templates is het ook te gebruiken voor overleggen met collega’s. 

Judith vertelt: “Het zit in een browser, in een beveiligde omgeving waar ik als enige in kan. Ik open Medendo en kies of het een fysiek of online gesprek is. Bij een therapiegesprek kies ik het standaard gespreksverslag, maar bij een onderzoeksafspraak of ontwikkelingsanalyse kan ik dat ook aanvinken. Dan ordent hij het in het type verslag dat ik aanzet. Eigenlijk gebruik ik het voor alle typen behandel- en onderzoeksgesprekken met cliënten en betrokken systemen van cliënten. We gebruiken het ook voor collegiale overleggen en supervisie.” 

Wat hebben we nu besproken en klopt dat? 

Wat Judith heel belangrijk vindt, ook voor collega’s en cliënten, is dat het een ondersteunende tool is, maar niet altijd de waarheid vertelt. “Hij haalt iets uit ons gesprek. Het is fijn dat er dingen genoteerd worden, maar we moeten altijd checken of het klopt. Dat is een zin die ik mezelf blijf voorhouden en ook aan cliënten en collega’s teruggeef. 

Wat ik het allermooiste vind om te doen, is de tool aanzetten in een therapiegesprek met een jongere en dat echt samen bespreken. Aan het einde stoppen we iets eerder, en bespreken we samen: wat hebben we nu besproken en klopt het verslag? Daarmee laat ik de cliënt veel meer eigenaar zijn. Wat gaan we de volgende keer doen? Wat ga jij de komende week uitzoeken en wat zou ik nog regelen? Wat we samendoen, is alsnog een check van wat de tool verwerkt heeft”. 

Professionele kickbokstraining 

“Meestal gaat het goed”, vertelt Judith. “Het aanpassen van ‘fouten’ valt wel mee. Het gaat meestal om namen. Die pakt hij niet altijd lekker. De tool is ontworpen met privacy en informatiebeveiliging als belangrijk uitgangspunt. Ik had laatst een keer iets waar ik om moest lachen. We hadden het over het feit dat een jongere wel wat zou kunnen hebben aan PMT, psychomotorische therapie, 

en daar maakte hij professionele kickbokstraining van, haha. Dat soort dingen moet je eruit halen. Maar wat ik weer heel knap vind: als we in een gesprek met een jongere besluiten om een leerkracht te bellen, en we bespreken dat, dan klopt dat inhoudelijk weer helemaal. Misschien klopt de naam niet per sé, maar op inhoud vind ik dat hij het in grote lijnen heel goed meepakt”. 

Minder feitjes onthouden, meer reflectie 

De uitdaging volgens Judith is dat behandelaren zich bewust blijven van hun eigen observatie en hun eigen gevoel tijdens het gesprek. Het blijft een hulpmiddel. “Ik denk zelfs bijna dat je alerter kan zijn tijdens het gesprek. Doordat we minder feitjes en puntjes hoeven te onthouden, ontstaat er ruimte om juist te voelen: wat gebeurde er, hoe zat de cliënt erbij, wat merkte ik bij mezelf? Dat moeten we echt zelf doen en soms toevoegen aan een verslag”. 

En het bespaart kostbare tijd volgens Judith. “Ik denk dat het me per gesprek al tien minuten scheelt. Normaal hebben we bij een gesprek van 45 minuten een kwartier rapportagetijd. Nu scheelt het tien minuten in feitjes, afspraken noteren en bedenken wat er ook alweer gezegd was. Die vijf minuten houd ik dan over voor observatie en reflectie. En als ik vier of vijf gesprekken per dag heb, is dat aardig wat”. 

De magische tool 

“Eigenlijk bij alle gesprekken is het echt een must”, volgens Judith. Daar kan je na het gesprek heel lang mee bezig zijn. Met de magische tool (Een tool waarmee je in één keer iemands naam goed kan aanpassen, en ook een bepaald onderdeel uit een gesprek wat uitgebreider uit kan schrijven) lees ik het meteen goed door en vul ik het met prompts aan. Dan heb je veel sneller een mooi verslag met kernpunten dan wanneer je zelf daarna nog een uur bezig bent. 

Als ik met een jongere bijvoorbeeld een gedachtenschema doe, vind ik het soms fijn om dat echt 
uitgeschreven te hebben: gedachten, gevoel, gedrag. Dan zeg ik achteraf dat ik juist dat moment uitgebreider wil hebben, en dan schrijft hij dat meteen weer netjes uit. Bij supervisie met collega’s kan ik vragen om gerichte adviezen en vragen die ik stelde toe te voegen”. 

Het is iets van ons samen 

Hoe krijg je nou alle collega’s mee? “Er is een e-learning gemaakt met collega-coördinatoren en filmpjes van collega’s over wat hen helpt. Sommige collega’s zeiden bijvoorbeeld: ik laat hem soms even aan staan, of ik zet hem weer aan als de cliënt de deur uit is om mijn observaties toe te voegen. Dan denk je: o ja, die collega was daarachter gekomen, dat is handig. 

Bij een online oudergesprek zeg ik soms: ik stuur het straks beveiligd, kijk er meteen even naar 
en laat me weten of jullie vinden dat het klopt. Het is iets van ons samen. Bij rondetafelgesprekken met scholen krijg ik vaak reacties terug. Dat stimuleert ouders ook om te reageren. Ouders vinden het vooral heel fijn om iets te hebben om terug te lezen”. 

Samen blijven puzzelen 

Ik denk dat het ook nog een uitdaging oplevert in de zorg dat er collega’s zijn die meer gebruikmaken van dit soort tools dan anderen. We moeten elkaar daarin helpen en inspireren. En ook kritisch blijven kijken natuurlijk! Laatst heb ik met een collega in Copilot gekeken wat bij een onderzoek belangrijk is, bijvoorbeeld sociale informatieverwerking en welke aspecten daarbij horen. Dat is een beetje puzzelen en samen nadenken.” 

Is het een blijvertje? Volgens Judith zeker! “Uiteindelijk is het iets van ons samen: we spreken het gesprek in, dit komt eruit en dan kijken we samen of het klopt. 

Minder bezig zijn met alle feitjes en puntjes onthouden, geeft ruimte voor iets anders. Voor voelen, observeren en terugkijken: wat gebeurde er nou echt in dit gesprek? Juist daarin blijft het vak van de behandelaar onmisbaar ”.