Wat als je als team zó digitaal vaardig wordt dat alles beter gaat lopen? Minder stress, meer werkplezier. Betere planning, minder verzuim. De impact van digicoach Nicole en assistent teamleider Peter op hun locatie binnen Prisma is groot. En tastbaar. Hun team groeide in digitale vaardigheid en zelfvertrouwen. In dit artikel vertellen zij zelf hoe zij, zonder grote budgetten of dure systemen, samen een stevige verandering wisten te realiseren.

Nicole de Graaff werkt al sinds 2002 bij zorgorganisatie Prisma. Vanuit haar ervaring op de servicedesk en met het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) is ze gevraagd om digicoach te worden. “Ik ben digicoach bij heel Prisma,” vertelt ze. “Dat betekent dat alle 2200 medewerkers mij kunnen benaderen. Ik werk 28 uur per week, verspreid over vijf dagen.”

Peter van Gaalen is assistent teamleider en verpleegkundige van oorsprong. “Ik heb veel in de psychiatrie gewerkt. Sinds 2019 ben ik bij Prisma en word ik ingezet voor teams waar het even wat minder gaat. Zo kwam ik vorig jaar op de locatie waar ik nu zit. Ik heb toen Nicole gebeld: vertel mij hoe het ECD werkt. Ik wil verdiepen.”

Dat telefoontje werd de start van een intensieve samenwerking, waarin Nicole en Peter samen met het team de digitale processen opnieuw inrichtten. “Inmiddels leveren we hier verantwoorde zorg. We zijn een van de locaties geworden die het écht doet zoals het hoort,” zegt Peter trots.

Digicoach met impact
Nicole speelt een centrale rol in de digitale ondersteuning van medewerkers. “Ik geef scholingen, coach 1-op-1 op locatie en ben betrokken bij onboarding van het zij-instroomtraject. Maar de meeste mensen kennen mij nog via mond-tot-mondreclame. Daarom is het zo belangrijk dat de digicoach écht onderdeel wordt van het onboardingsproces. Veel nieuwe medewerkers zijn minder digivaardig dan je denkt. Ze kunnen misschien schoenen bestellen online, maar een mailtje typen kan soms al stress geven.”

De komst van AI maakt die ondersteuning volgens haar nog belangrijker: “AI ontwikkelt zich razendsnel. Dan moet je weten waar de hulpvraag zit.”

Op locatie zijn, is daarin cruciaal. Nicole: “Ik kom gewoon naar de locatie. Eén op één, of in kleine groepjes. Zo haal ik de stress bij medewerkers weg. En fysiek contact werkt beter dan online, al kan dat ook als het moet.”

Peter merkt direct de voordelen: “We leveren nu betere zorg met minder inzet per week. Er is meer rust omdat mensen de weg beter weten. Planning van zorg is echt belangrijk, en als die helder is, scheelt dat enorm veel energie.”

Van eilandjes naar samenwerken
Wat Nicole en Peter bijzonder vinden, is de nieuwe cultuur die ze hebben opgebouwd. Nicole: “We zijn iets vernieuwends aan het doen. We zijn van eilandjes afgestapt en werken met verschillende disciplines samen. Dat is nog zeldzaam in de organisatie. Maar het levert zoveel op.”

Peter vult aan: “Ik wilde naar verantwoorde zorg. Dat begint met een goed technisch proces, maar ik had niet verwacht dat het zoveel extra’s op zou leveren. Dankzij Nicole, maar ook door het proces goed te borgen. We hebben nu een jaarplanning, en een nieuwe teamleider die zich geen zorgen hoeft te maken over de zorg – het staat gewoon.”

Nicole is zichtbaar trots: “Ik heb het altijd over deze locatie. Het werkt. We zijn van rode naar zwarte cijfers gegaan, het ziekteverzuim daalt, mensen willen hier weer werken.”

Tips voor andere digicoaches
Nicole heeft ook een duidelijke boodschap voor andere digicoaches: “Durf buiten de lijntjes te kleuren. Ik ben niet in de wieg gelegd om alleen ja en amen te zeggen. Ik wandel mijn eigen pad binnen de organisatie en uiteindelijk word je echt wel gezien.”

Zichtbaarheid en laagdrempeligheid noemt ze als sleutelwoorden: “Je moet zichtbaar zijn en verbinding maken. En mensen moeten je durven bellen, zonder schaamte. Geen vraag is dom. Mensen zijn vaak bang om te vragen, en daarom gaan ze de fout in.”

Ze werkt ook graag met materialen zoals flyers, die ze achterlaat op afdelingen: “Maar uiteindelijk moet ik het toch van mond-tot-mondreclame hebben. En als ik ze goed begeleid, hebben ze mij op den duur niet meer nodig. Dat is het doel.”

Het belang van begeleiding
Peter benadrukt hoe belangrijk het is om digitaal niet te verzanden in frustratie. “Ik zou eigenlijk liever analoog werken, met een map en drie kleuren pen,” lacht hij. “Maar als we dan tóch digitaal moeten, laat het systeem dan voor je werken. Dat vraagt veel inzet, scholing en aandacht, van alle lagen in de organisatie. Maar het is het waard.”

Nicole beaamt dat: “Digicoach zijn is veel meer dan uitleggen hoe je een laptop opent. Je bent eigenlijk ook psycholoog en maatschappelijk werker, en je helpt mensen zich zekerder te voelen in hun werk én in de maatschappij.”

Om medewerkers te helpen navigeren door de digitale mogelijkheden, ontwikkelde Nicole een ‘escalatieladder’: “Daarin staat welke stappen je kunt zetten als je ergens niet uitkomt. Van zelf zoeken in helpdesks tot bellen met de servicedesk. Maar mensen moeten wél weten dat die ladder bestaat. Daar ga ik nu over pitchen bij de Raad van Bestuur.”

De uitdaging van digitale vaardigheid
Op de vraag hoe digitaal vaardig het personeel eigenlijk is, zijn Nicole en Peter duidelijk: “Niemand is écht vaardig genoeg,” zegt Nicole. “En misschien maar een derde is echt digitaal bereid. De helft doet het alleen als het móet.”

Peter herkent dat: “Mensen zeggen vaak: ‘anders was ik wel ICT’er geworden’. Maar als je dan toch moet, leg dan ook het hoe, wat en waarom uit. Dat mist nog vaak.”

Een groot probleem is volgens hen ook laaggeletterdheid. “Handleidingen worden vaak niet gelezen. En de technologie ontwikkelt zich zo snel, daar moet je echt in mee. Mensen moeten leren dat de computer niet bijt. Hoe meer zelfvertrouwen, hoe minder werkdruk en hoe meer tijd voor cliënten.”

Samen voor succes
Wat hun samenwerking zo krachtig maakt? Peter: “Ik blijf net zo goed als Nicole er niet is. Maar zonder haar kan ik niet verder ontwikkelen. Zo werken eigenlijk alle processen. Succes is altijd het resultaat van langdurig samenwerken. Het is nooit ik, altijd wij.”

Nicole sluit af met een uitnodiging aan potentiële digicoaches: “Het is een fijne functie. Je kunt je agenda zelf indelen, komt op veel plekken, en je helpt mensen écht verder. Alles mag en niks is raar. Als je zichtbaar en laagdrempelig bent, kom je ver.”

Wil je meer informatie over digicoach worden of een digicoach opnemen in je organisatie? Mail dan naar info@digivaardigindezorg.nl